Come scegliere un sistema POS per una piccola impresa

Il panorama tecnologico delle piccole imprese è senza dubbio cambiato negli ultimi anni. Non è passato molto tempo da quando i proprietari di piccole imprese dovevano fare affidamento su fogli di calcolo o processi di carta e penna per eseguire le loro operazioni. I sistemi avanzati o “tecnologici” erano riservati alle imprese più grandi.

Ma, grazie alle innovazioni in atto nel campo del cloud computing, oggigiorno le PMI possono disporre di app aziendali sofisticate a prezzi accessibili.

I sistemi POS ne sono un ottimo esempio. Sono finiti i giorni in cui le piccole imprese non avevano altra scelta che utilizzare goffi registratori di cassa per aumentare le vendite. Oggi, anche un negozio nuovo di zecca dietro l’angolo può avere una soluzione di punto vendita elegante e sofisticata senza spendere una fortuna.

Se sei alla ricerca di un sistema POS per una piccola impresa, scoprirai che ci sono molte opzioni disponibili.

La domanda è: quale soluzione sarà la soluzione giusta?

Per aiutarti a rispondere, abbiamo messo insieme questa guida su come scegliere un sistema POS per la tua piccola impresa. Ti guiderà attraverso le principali considerazioni da tenere a mente quando cerchi una soluzione POS ed evidenzierà i passaggi che dovresti seguire per determinare con quale fornitore di sistemi POS registrarti.

Iniziamo.

Determina le esigenze del tuo sistema POS aziendale

Le seguenti domande ti aiuteranno a determinare quale sistema POS è adatto alla tua attività

Il primo passo per trovare la soluzione giusta è conoscere i requisiti aziendali. Fai un elenco delle funzionalità indispensabili che stai cercando in un sistema POS e usa quell’elenco per guidare la tua ricerca.

Ecco alcune delle domande da porsi quando si determinano le esigenze POS delle piccole imprese.

Cosa stai vendendo?

Il tuo sistema di punti vendita deve essere in grado di supportare i prodotti o i servizi nel tuo catalogo. A seconda del tipo di merce, potrebbe essere necessario inserire attributi o variazioni specifici in modo da poter monitorare efficacemente le vendite e i livelli di inventario.

Ad esempio, se vendi abbigliamento disponibile in varie taglie e colori, il tuo sistema POS dovrebbe consentirti di inserire facilmente tali varianti. Se vendi cibo, dovresti scegliere una soluzione in grado di registrare e tracciare i singoli ingredienti.

In ogni caso, è essenziale capire i requisiti del tuo catalogo e puntare su soluzioni che possano soddisfare le tue esigenze.

Dove e come chiamerai le vendite?

Quindi, pensa al tuo processo di vendita. Dove e come utilizzerai il tuo sistema POS? Alcuni negozi hanno una cassa dedicata e avrebbero bisogno di un laptop o di un computer per implementare la procedura di pagamento.

Nel frattempo, coloro che preferiscono chiamare le vendite sul piano di vendita o hanno bisogno di fare visite a domicilio richiederebbero un sistema POS mobile che funzioni sul proprio telefono o tablet.

Hai una squadra?

Pensa alle persone che useranno il tuo sistema. Se hai un manager o un cassiere, definisci i loro ruoli e compiti e scegli un sistema di punto vendita che consenta loro di svolgere le proprie responsabilità.

La maggior parte dei sistemi POS può consentire o limitare l’accesso in base al ruolo dell’utente. Ad esempio, i cassieri possono solo chiamare le vendite, mentre i gestori hanno la possibilità di emettere rimborsi, modificare i livelli di inventario e così via.

Scopri i ruoli dei membri del tuo team e scegli un sistema POS che supporti tali ruoli.

Come interagisci con i tuoi clienti?

Pensa alle iniziative dei clienti che stai implementando (o stai pianificando di implementare). Hai un programma fedeltà? Raccogli informazioni o feedback sui clienti? Come comunichi con gli acquirenti?

Le risposte a queste domande faranno luce sulle capacità di gestione dei clienti di cui hai bisogno nel tuo sistema POS. Molte soluzioni hanno un database clienti integrato in modo da poter raccogliere i dettagli degli acquirenti. Altri sistemi possono persino essere dotati di un programma fedeltà pronto all’uso che semplifica l’offerta di vantaggi e premi agli acquirenti fedeli.

Quali strumenti stai già utilizzando?

Se stai già utilizzando determinate app o strumenti aziendali (come una piattaforma di e-commerce, un software di contabilità e un processore di pagamento), esamina le loro integrazioni POS. La scelta di una soluzione per punti vendita in grado di connettersi ai sistemi che hai già installato renderà la tua vita molto più semplice. Le integrazioni POS riducono la necessità di inserimento manuale, quindi non dovrai gestire le discrepanze, fare le cose due volte e ci sarà anche meno margine per l’errore umano.

Ricerca il mercato POS

Una volta che hai il tuo elenco di requisiti, è il momento di fare il lavoro di gambe e identificare le soluzioni POS che potrebbero essere adatte alla tua piccola impresa. Rivolgersi a Google è un dato di fatto ed è probabilmente la prima cosa che chiunque farebbe se cercasse di trovare una nuova soluzione. Tuttavia, questo compito può anche diventare travolgente, a causa dell’enorme numero di risultati che sei destinato a ottenere.

A tal fine, di seguito sono riportate alcune tattiche di ricerca POS aggiuntive che possono indirizzarti nella giusta direzione.

Scopri cosa usano aziende simili

Uno dei modi più semplici per trovare una nuova soluzione POS è ottenere consigli dai titolari di aziende che già conosci. Parla con gli imprenditori della tua rete (in particolare quelli che gestiscono iniziative simili) e chiedi informazioni sui loro sistemi POS.

Visita gli stabilimenti nella tua zona e dai un’occhiata al loro punto vendita. Chiedi loro del loro sistema, cosa ne pensano e se sono felici di consigliarlo ad altri imprenditori.

Idee di crowdsourcing da gruppi di piccole imprese

LinkedIn e Facebook ospitano numerose comunità e menti di piccole imprese. Se appartieni a uno di questi gruppi, prova a raccogliere in crowdsourcing i consigli sui sistemi POS. Invia un post o una discussione chiedendo ai membri il loro sistema di punti vendita e vedi se riesci a ottenere buoni consigli.

Visita i siti web di tecnologia

I siti Web di tecnologia (come CercaGratis) offrono una vasta gamma di informazioni affidabili su varie soluzioni aziendali. Questi siti Web spesso collaborano con esperti in materia che testano e recensiscono app e software. Producono quindi articoli e guide progettati per aiutare gli imprenditori a trovare i migliori sistemi per la loro attività.

Contatta i fornitori di soluzioni POS

A questo punto, dovresti aver ristretto la ricerca a circa due o tre sistemi POS. Il prossimo passo è entrare in contatto con questi fornitori per dare uno sguardo più approfondito alle loro offerte. Avvia conversazioni con potenziali fornitori e discuti i seguenti punti.

Come funzionerà il loro sistema con la tua attività specifica?

Parla con il fornitore delle tue esigenze, dei processi correnti e di eventuali app esistenti che possiedi. Da lì, il fornitore dovrebbe essere in grado di spiegare come funzionerebbe il suo sistema nella tua azienda.

Dovresti anche installare l’hardware e il software necessari per far funzionare il sistema POS. Ad esempio, se utilizzi tablet Android nel tuo negozio, il POS funzionerà come previsto? Devi acquistare nuovi lettori o terminali di carte di credito?

Appianare questi dettagli aiuterà a determinare se un fornitore è la soluzione giusta.

Quali sono i costi associati al sistema POS?

La maggior parte dei fornitori di soluzioni elenca i propri piani tariffari sul proprio sito Web, ma non fa mai male ricontrollare i costi associati al sistema POS. Assicurati di appianare:

  • Le tue tariffe mensili (e se costa meno pagare annualmente)
  • Qualsiasi costo derivante dall’aggiunta di nuovi utenti, prodotti, dispositivi, ecc.
  • Impostare le tasse
  • Spese di cancellazione
  • Costi di elaborazione dei pagamenti
  • Commissioni del servizio clienti (alcuni potrebbero addebitare costi aggiuntivi per l’assistenza telefonica)

Non vuoi sorprese quando si tratta della bolletta del tuo sistema POS, quindi ottieni una conferma chiara su tutte le spese necessarie e metti anche le cose per iscritto.

Quali sono le loro offerte di assistenza clienti?

Come piccola impresa, l’ultima cosa che vuoi è essere messa da parte per problemi tecnici. Ecco perché è importante chiedere informazioni sulle offerte del servizio clienti del venditore. Nello specifico:

  • Quali canali di assistenza clienti offrono? (ad es. telefono, e-mail, live chat, knowledge base)
  • Il supporto telefonico o prioritario costa di più?
  • Sono disponibili 24 ore su 24, 7 giorni su 7?
  • Chi è il tuo punto di contatto?

Prova il software POS

Con una prova gratuita puoi conoscere il software POS prima di impegnarti

Il modo migliore per conoscere una soluzione POS è provarla di persona. Dopo aver selezionato un provider o aver ristretto la scelta a due sistemi, registrati per una prova gratuita in modo da poter vedere le soluzioni in azione.

La maggior parte dei fornitori offre 14-30 giorni per prove gratuite, quindi sfrutta al massimo il tuo periodo di prova. Fai in modo di:

  • Inserisci i prodotti
  • Inserisci le informazioni sul cliente
  • Aumenta le vendite
  • Genera rapporti su vendite, inventario e clienti

Prenditi del tempo per ricapitolare il tuo piano POS

La scelta di un sistema POS è una delle decisioni tecnologiche più importanti che prenderai per la tua piccola impresa. Quindi, prenditi il ​​tempo per chiarire le tue esigenze, consulta fonti credibili durante la ricerca dei fornitori e osserva il sistema in azione.

L’esecuzione dei passaggi precedenti ti consentirà di valutare ampiamente le soluzioni, in modo da poter decidere la migliore linea d’azione per la tua attività.

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